To samé platí v případě odesílání motivačního dopisu do personální agentury. První odstavec V první části motivačního dopisu oznamujeme zaměstnavateli, odkud jsme se dozvěděli o volném pracovním místě. V další části uveďte název pozice, o kterou se ucházíte. Druhý odstavec Cílem této části je ukázat, jakým přínosem můžete být pro zaměstnavatele. Jde o stručné shrnutí vašich vědomostí, schopností (vzdělání, které se k pozici váže, další schopnosti: ovládání PC programů, absolvovaná školení) či zkušeností (předchozí pracovní zkušenosti, praxe při studiu…) vztahující se k danému pracovnímu místu. Nejlepší motivační dopisy obsahují příklady nejvýznamnějších výsledků. Pokud jste obchodník, poukažte na nejvýznamnější smlouvy, které jste uzavřel. Jste-li manažer, popište, jak se vám podařilo zastavit fluktuaci zaměstnanců či vytvořit vzdělávací program, který přispěl ke zvýšení produktivity. Pokud usilujete o zásadní změnu zaměstnání (přestup do jiného oboru apod. ), napište proč. Třetí odstavec Měl by vyzvednout vaše povahové rysy, kterými máte možnost ukázat, jací vlastně jste, a které vás odlišují od ostatních kandidátů.
Obsah motivačního dopisu: 1. Oslovení Na samém konci inzerátu většinou bývá napsáno, kdo výběrové řízení řídí. Pokud to v inzerátu nenajdeš, můžeš se mrknout na webové stránky firmy a zjistit, kdo má ve firmě na starosti HR. Jemu pak motivační dopis adresuj. Vyhýbej se oslovení typu "Všem dotčeným" nebo "Vážená paní/Vážený pane". Když jméno nikde nenajdeš, napiš prostě a jednoduše "Dobrý den". 2. Úvod Jako každá slohová práce na škole musí mít i tvůj motivační dopis svůj úvod, kde čtenáře seznámíš s tím, proč na inzerát vůbec odpovídáš a proč tě oslovil. Fráze "Zaujala mě nabídka práce zveřejněná na portálu práce" k úspěchu nemusí stačit. Je to nuda. Pojmi svůj úvod originálně. Hlásíš se na pozici leteckého inženýra a jsi fanda The Big Bang Theory? Paráda, pobav náboráře přirovnáním sebe k Howardu Wolowitzovi nebo přiznej, že tě obor zaujal po shlédnutí prvního dílu seriálu. 3. Co nabídneš ty To, že firma hledá nového kolegu znamená, že potřebuje vyřešit problém s chybějícím zaměstnancem.
Vyhněte se obecnému popisu vaší osobnosti typu "jsem spolehlivý a pracovitý". Toto může napsat každý (a také to skoro každý napíše). Když však zmíníte moment z vašeho života, při kterém se vaše vlastnost projevila (např. : Již pět let vedu skautský oddíl, ve kterém je 20 dětí"), lépe tím čtenáře přesvědčíte a ještě mu umožníte vás lépe poznat. První pravidlo tedy zní: buďte co nejkonkrétnější! Jak postupovat? Brainstormujte! Omyl je myslet si, že dopis začínám psát až ve chvíli, kdy přesně vím, co v něm chci napsat. Opak je pravdou! Začněte tím, že si budete sepisovat všechny své nápady (např. formou mindmapy). Napište všechno, co si myslíte, že by mohlo adresáta na vás zajímat – zatím neřešíte, zda to v dopise použijete, či v jakém pořadí. Sepište si vaše zkušenosti, události spojené s vaším oborem, kterých jste se zúčastnili, aktivity, které vás odlišují od ostatních a podobně. Propojujte! Až budete mít pocit, že jste sepsali všechny nápady, vyberte 4-5 nosných bodů, na kterých váš motivační dopis postavíte (body = jednotlivé přesvědčovací argumenty = vaše důvody, proč jste dobří kandidáti).
Než tedy začnete cokoliv psát, zeptejte se sami sebe: Proč chcete tu práci dostat? Je jasné, že hledáte zaměstnání a že se vám líbil inzerát, ale proč zrovna tenhle? Čím vás zaujala činnost společnosti, proč vás motivuje a proč má podle vás smysl? Proč by vás bavila zrovna tahle práce? Proč je právě teď ten správný čas? A proč se na tu práci hodíte, proč budete pro společnost přínosem? V čem jste dobří podle bývalých nadřízených a kolegů a podle okolí? Můžete své úspěchy nějak dokázat? A jaké máte za sebou neúspěchy? Nešetřete detaily. Až si ujasníte odpovědi na všechny tyhle otázky, můžete začít psát. A jestli vám to pomůže, klidně si to zase zkuste nejdřív říct nahlas, jako kdybyste se o tu práci ucházeli osobně. Mluvte k věci a na nic si nehrajte! Pokud ve vás nedříme spisovatel, pište stručně: motivační dopis nesmí být delší než jedna stránka. Motivační dopis tvoří významnou součást přijímacího řízení a má velký vliv na to, jaký uděláte dojem. Ale rozhodně není důvod se ho bát. Formální požadavky jsou stále důležité, ale pravidla se pomalu rozvolňují (to platí nejen pro motivační dopisy) a čím dál větší důraz je kladen na obsah sdělení.